Samenwerken en bestanden
SharePoint of een netwerkschijf: waar zet je de bestanden van je bedrijf?
Kort antwoord
SharePoint past bij kantoordocumenten waar meerdere mensen aan werken, ook buiten kantoor: je werkt tegelijk in hetzelfde bestand en hebt versiegeschiedenis. Een netwerkschijf of NAS past bij grote bestanden die lokaal snel moeten openen, zoals tekeningen, video en foto's. Veel bedrijven doen er goed aan beide te gebruiken. Heb je alleen Word, Excel en pdf's en zit je al in Microsoft 365, dan is SharePoint meestal de betere plek.
Waar gaat de keuze echt over?
Niet over techniek, maar over hoe jullie werken. Drie vragen bepalen het antwoord.
- Wat voor bestanden zijn het? Offertes en spreadsheets van een paar honderd kilobyte, of tekeningen en video van gigabytes.
- Waar wordt er gewerkt? Iedereen op kantoor, of ook thuis, bij klanten en onderweg.
- Wie beheert het? Is er iemand die een apparaat in de meterkast bijhoudt.
Hoe verhouden ze zich?
| Netwerkschijf of NAS op kantoor | SharePoint | |
|---|---|---|
| Tegelijk in één document werken | Nee, de tweede krijgt “alleen-lezen” | Ja |
| Werken buiten kantoor | Via een VPN | Overal met een browser of de gekoppelde map |
| Grote bestanden openen | Snel, ze staan in het pand | Afhankelijk van je verbinding |
| Versies terughalen | Alleen als dat is ingericht | Standaard |
| Kosten | Aanschaf, stroom en beheer | Zit in de licentie, extra opslag kost geld |
| Beheer | Zelf: updates, schijven, back-up | Microsoft doet de dienst, jij de inrichting |
| Back-up | Zelf regelen | Ook zelf regelen |
De laatste regel wordt vaak overgeslagen. SharePoint heeft een prullenbak en versies, maar dat is geen back-up. Waarom niet, staat in is OneDrive een back-up.
Wanneer kies je SharePoint?
- Jullie werken vooral met Word, Excel, PowerPoint en pdf.
- Mensen werken thuis of bij klanten, en de VPN is een bron van klachten.
- Meerdere mensen werken aan hetzelfde document, en er circuleren nu versies met “definitief2” in de naam.
- De server of NAS is aan vervanging toe.
Wanneer blijf je bij een schijf op kantoor?
- Jullie werken met grote bestanden: CAD-tekeningen, video, foto’s in hoge resolutie.
- Een programma eist een schijfletter of een database op een lokale schijf. Sommige boekhoud- en calculatiepakketten doen dat.
- De internetverbinding op kantoor is te krap om alles via de cloud te doen.
- De gegevens mogen het pand of het land niet uit.
In het laatste geval is er een derde weg: opslag die je wel overal kunt bereiken, maar die op Nederlandse hardware staat in plaats van bij Microsoft. Dat is wat JevanaFiles doet.
Waarom is een combinatie vaak het antwoord?
Omdat de meeste bedrijven beide soorten bestanden hebben. De administratie, offertes en personeelszaken gaan naar SharePoint. Het projectarchief met tekeningen blijft op een NAS, die elke nacht een kopie naar buiten stuurt.
Dat is geen halve keuze. Het is elk soort bestand op de plek waar het het best werkt. Wat je vermijdt, is dat hetzelfde bestand op twee plekken leeft.
Wat gaat er mis bij de overstap naar SharePoint?
De mappenstructuur gaat één op één over. Tien niveaus diep, met rechten per map die niemand meer begrijpt. SharePoint werkt beter met een paar bibliotheken per team dan met één boom voor het hele bedrijf.
Alles wordt gesynchroniseerd naar elke laptop. Honderd gigabyte op een laptop met een kleine schijf. Stel in dat bestanden pas worden opgehaald als iemand ze opent.
Niemand ruimt op. Twintig jaar aan bestanden verhuist mee, inclusief wat al lang weg had gemogen. Een verhuizing is het moment om te archiveren. Wat je moet bewaren en hoe lang, staat in hoe lang moet je bedrijfsgegevens bewaren.
De rechten zijn te ruim. Een gedeelde link met “iedereen met de link” op de map met salarissen. Loop na wie waar bij kan, vooral vóór je zoekfuncties met AI aanzet die alles vinden waar iemand rechten op heeft.
Wat doen wij?
We kijken eerst welke bestanden er zijn en hoe ze worden gebruikt, en stellen dan een indeling voor. De verhuizing zelf doen we met een proefronde. Dat valt onder SharePoint, OneDrive en Teams. Blijft er een NAS, dan nemen we die in beheer met een back-up buiten het pand.