Microsoft 365-beheer: iemand die elke maand kijkt.
Wie heeft een account, wie is beheerder, wat deelt het bedrijf met buiten. Bijgehouden, niet aangenomen.
Kort antwoord
Microsoft 365-beheer is het doorlopend bijhouden van een Microsoft 365-omgeving: accounts aanmaken en afsluiten, licenties toewijzen en opzeggen, de beveiligingsinstellingen controleren en bijsturen als Microsoft iets wijzigt. Jevana doet dat voor een vast bedrag per maand. Je eigen contactpersoon houdt een beheeraccount, zodat de omgeving altijd van jou blijft.
Wat er elke maand gebeurt
Mensen
- Nieuwe collega krijgt account, licentie en de juiste groepen
- Vertrokken collega geblokkeerd, mailbox doorgezet of gearchiveerd
- Gedeelde mailboxen en verzendlijsten bijgewerkt
Licenties
- Elke licentie hangt aan iemand die er werkt
- Duurdere variant alleen waar hij nodig is
- Gemeld welke licentie een maand ongebruikt is, zodat hij weg kan
Beveiliging
- Tweestapsverificatie staat voor iedereen aan, gecontroleerd
- Inlogpogingen uit onverwachte landen bekeken
- Wie beheerder is, en of dat nog klopt
- Wat er gedeeld is met adressen buiten de organisatie
Microsoft zelf
- Aangekondigde wijzigingen gelezen en beoordeeld
- Nieuwe functies uit tot je erom vraagt
- Verlopen certificaten en domeininstellingen op tijd vernieuwd
De omgeving verandert zonder dat jij iets doet
Microsoft voert elke maand tientallen wijzigingen door in Microsoft 365. Een instelling verhuist, een functie gaat standaard aan, een oude manier van inloggen wordt uitgezet. De meeste merk je niet. Een paar per jaar raken hoe je mensen werken.
Wie niet meeleest, komt erachter als de scanner niet meer kan mailen of als een AI-functie ineens bij alle documenten kan. Meelezen en vooraf kiezen is een groot deel van het werk.
Wat er op papier staat
- Eigenaar
- Jouw organisatie. De omgeving en de licenties staan op jullie naam.
- Beheeraccounts
- Wij werken met eigen, persoonlijke beheeraccounts. Jouw contactpersoon heeft er ook een.
- Rapportage
- Een overzicht van accounts, licenties en wat we hebben gewijzigd, op een afgesproken ritme.
- Storing bij Microsoft
- Wij volgen de melding bij Microsoft en laten je weten wat het voor jullie betekent.
Veelgestelde vragen
Wat houdt beheer van Microsoft 365 in?
Beheer van Microsoft 365 houdt in dat iemand de omgeving doorlopend bijhoudt: accounts en licenties bij in- en uitdiensttreding, de beveiligingsinstellingen, het delen met externen en de wijzigingen die Microsoft zelf doorvoert. Zonder beheer blijft de omgeving werken, maar groeit het aantal oude accounts, losse beheerrechten en gedeelde mappen waar niemand meer van weet.
Wie maakt bij ons de accounts aan en verwijdert ze?
Wij, op aangeven van je contactpersoon. Je meldt wie er begint en op welke afdeling, en het account staat klaar met de juiste licentie, groepen en gedeelde mailboxen. Bij vertrek blokkeren we het account op de laatste werkdag en regelen we wat er met de mail en bestanden gebeurt. Wil je het zelf doen, dan kan dat ook.
Houden we zelf beheerrechten?
Ja. Minstens één persoon in je organisatie houdt een eigen beheeraccount met de hoogste rechten. Dat is geen formaliteit: het betekent dat je ons op elk moment de toegang kunt ontzeggen en dat de omgeving niet van ons afhangt. Wij adviseren wel dat account alleen te gebruiken als het nodig is, en het goed te beveiligen.
Helpen jullie ook bij een storing van Microsoft zelf?
We kunnen een storing bij Microsoft niet oplossen, maar wel duiden. We zien in het beheerportaal wat Microsoft meldt, of het jullie omgeving raakt en wat de verwachting is. Dat laten we weten, met wat je in de tussentijd wel en niet kunt doen. Blijkt het geen storing van Microsoft, dan zoeken we verder aan jullie kant.
Kunnen jullie een omgeving overnemen die iemand anders heeft ingericht?
Ja, dat is de gebruikelijke start. We lopen de omgeving na: wie is beheerder, welke licenties lopen, wat staat er open naar buiten, welke oude instellingen staan er nog. Je krijgt een lijst met wat goed staat en wat we zouden aanpassen, in volgorde van risico. Daarna wijzigen we alleen wat is afgesproken.
Past hier ook bij
-
Beveiliging van Microsoft 365
Tweestapsverificatie, voorwaardelijke toegang en Defender: wat er in je licentie zit, aangezet en gecontroleerd.
-
Licenties
Business Basic, Standard of Premium: welke licentie elke medewerker nodig heeft, en welke niet.
-
ICT-beheer
Werkplekken, netwerk, servers en licenties bijgehouden door twee mensen, voor een vast bedrag per maand.
-
Microsoft 365-back-up
Een dagelijkse kopie van mail, OneDrive, SharePoint en Teams, buiten Microsoft, met een bewaartermijn die jij kiest.
Uit de kennisbank
-
Gedeelde mailbox of distributielijst: wat is het verschil?
Info@ en facturen@ goed regelen in Microsoft 365: wanneer je een gedeelde mailbox kiest, een distributielijst of een groep.
-
Medewerker uit dienst: wat doe je met account, mail en laptop?
Wat je regelt als iemand vertrekt: toegang dicht, mail doorgezet, bestanden overgedragen, laptop terug en licentie opgezegd.
Vertel wat er bij jullie draait.
Een kennismaking kost niets. Je praat meteen met een van de twee mensen die het werk daarna ook echt doen.
of mail naar info@jevana.systems