Een Microsoft 365-backup die niet bij Microsoft staat.
De prullenbak van Microsoft is geen back-up. Na een paar weken is weg ook echt weg.
Kort antwoord
Een Microsoft 365-backup is een dagelijkse kopie van je mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams op opslag buiten Microsoft. Microsoft houdt de dienst in de lucht en bewaart verwijderde items een beperkte tijd, maar daarna zijn ze niet meer terug te halen. Jevana richt de back-up in, kiest met je een bewaartermijn en test op een vast moment of terugzetten werkt.
Wat Microsoft zelf bewaart
| Wat er gebeurt | Hoe lang Microsoft het bewaart | Daarna |
|---|---|---|
| Mail verwijderd uit Verwijderde items | Standaard 14 dagen, in te stellen tot 30 | Niet meer terug te halen |
| Bestand verwijderd uit OneDrive of SharePoint | 93 dagen in de prullenbak | Definitief weg |
| Licentie van een vertrokken medewerker weggehaald | 30 dagen | Mailbox en OneDrive verwijderd |
| Bestand overschreven of versleuteld | Zolang er versies zijn | Afhankelijk van instellingen |
Dit zijn de standaardtermijnen zoals Microsoft ze documenteert. Met bewaarbeleid zijn ze te verlengen, maar dat is bedoeld voor juridische bewaarplicht en geen vervanging van een kopie buiten de omgeving.
Microsoft zegt het zelf
Microsoft is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de dienst. Voor de data ben jij verantwoordelijk. Microsoft noemt dat zelf gedeelde verantwoordelijkheid: zij de dienst, jij wat erin staat.
De gevallen waarin dat ertoe doet zijn alledaags. Een collega ruimt een gedeelde map op en ontdekt het vier maanden later. Een account wordt overgenomen en de mailbox geleegd. Ransomware op een laptop versleutelt alles wat OneDrive daarna netjes synchroniseert.
Hoe wij het inrichten
- Wat erin zit
- Exchange Online (mail, agenda, contacten), OneDrive, SharePoint-sites en Teams, inclusief gedeelde mailboxen.
- Hoe vaak
- Dagelijks. Vaker kan als je dat wilt vastleggen.
- Waar
- Op opslag buiten Microsoft, in een datacenter in de Europese Unie.
- Hoe lang
- Een bewaartermijn die we samen kiezen, bijvoorbeeld passend bij de fiscale bewaarplicht.
- Terugzetten
- Eén mail, één map of een hele mailbox, naar de oorspronkelijke plek of naar een andere gebruiker.
- Controle
- Wij krijgen een melding als een back-up mislukt, en doen op een afgesproken moment een hersteltest.
Wanneer je hem nodig hebt
- Een vertrokken medewerker blijkt de enige met de correspondentie van een grote klant
- De boekhouder vraagt naar een factuurmap die iemand vorig jaar heeft weggegooid
- Een verzekeraar of klant vraagt of er een back-up is buiten de primaire leverancier
Veelgestelde vragen
Maakt Microsoft zelf geen back-up van Microsoft 365?
Microsoft bewaart je data op meerdere plekken tegen storingen in hun eigen datacenters, maar dat is geen back-up waar jij iets uit terug kunt halen. Wat een gebruiker verwijdert, staat een beperkte tijd in de prullenbak en is daarna weg. Microsoft biedt inmiddels een eigen betaalde back-updienst aan, maar ook die staat binnen dezelfde omgeving.
Wat wordt er precies meegenomen in de back-up?
De back-up bevat alle mailboxen met mappen, agenda's en contacten, de OneDrive van elke gebruiker, alle SharePoint-sites en de bestanden en berichten in Teams. Gedeelde mailboxen en archiefmailboxen gaan ook mee. Nieuwe gebruikers en sites worden vanzelf toegevoegd, zodat er geen gat valt als iemand vergeet een nieuwe collega aan te melden.
Waar staat de back-up van onze Microsoft 365?
De back-up staat buiten Microsoft, in een datacenter binnen de Europese Unie, versleuteld opgeslagen. De locatie leggen we vast in de verwerkersovereenkomst, zodat je hem kunt opnemen in je verwerkingsregister. Het uitgangspunt is dat een probleem bij Microsoft of in je eigen omgeving de back-up niet kan raken.
Hoe lang bewaren jullie de back-up, en hoe zet je iets terug?
De bewaartermijn kies je zelf; veel organisaties sluiten aan bij de zeven jaar van de fiscale bewaarplicht. Terugzetten vraag je aan via je contactpersoon: je noemt de gebruiker, wat er weg is en van ongeveer wanneer. Wij zetten het terug op de oude plek of in een aparte map, zodat er niets wordt overschreven.
Is een back-up van Microsoft 365 verplicht onder de AVG?
De AVG noemt geen back-up bij naam, maar eist wel dat je persoonsgegevens kunt herstellen na een incident. Dat staat in artikel 32. Kun je na een gewiste mailbox of een ransomware-aanval niets terughalen, dan voldoe je daar niet aan. Een back-up buiten de primaire omgeving is de gebruikelijke manier om het wel te kunnen.
Wat kost een back-up van Microsoft 365?
De kosten hangen af van het aantal gebruikers en de hoeveelheid data, en je betaalt per maand. Je krijgt vooraf een vaste prijs. Heb je al beheer bij ons, dan komt de back-up daar als regel bij. Reken bij het vergelijken ook mee wat één verloren mailbox van een directeur of administratie zou kosten aan uren.
Past hier ook bij
-
Microsoft 365-beheer
Accounts, licenties, beveiliging en wijzigingen van Microsoft bijgehouden, voor een vast bedrag.
-
Back-up en herstel
Back-ups van servers, werkplekken en een NAS naar aparte opslag, met een hersteltest op een vast moment.
-
Back-ups voor het mkb: wat heb je echt nodig?
De 3-2-1-regel, waarom Microsoft 365 een eigen back-up nodig heeft, en waarom een back-up pas telt als je hem hebt teruggezet.
-
Beveiliging van Microsoft 365
Tweestapsverificatie, voorwaardelijke toegang en Defender: wat er in je licentie zit, aangezet en gecontroleerd.
Uit de kennisbank
-
Hoe lang moet je bedrijfsgegevens bewaren?
Zeven jaar voor de administratie, vier weken voor een sollicitatiebrief. De termijnen op een rij, en wat ze betekenen voor mail en back-ups.
-
Medewerker uit dienst: wat doe je met account, mail en laptop?
Wat je regelt als iemand vertrekt: toegang dicht, mail doorgezet, bestanden overgedragen, laptop terug en licentie opgezegd.
-
Is OneDrive een back-up? Het verschil tussen synchroniseren en back-uppen
Synchronisatie kopieert ook je fouten. Wat OneDrive, Google Drive en Dropbox wel en niet terughalen, en wat een echte back-up doet.
-
SharePoint of een netwerkschijf: waar zet je de bestanden van je bedrijf?
De schijf op kantoor, een NAS of SharePoint. Wat elk goed doet, waar het wringt en wanneer een combinatie de verstandige keuze is.
Vertel wat er bij jullie draait.
Een kennismaking kost niets. Je praat meteen met een van de twee mensen die het werk daarna ook echt doen.
of mail naar info@jevana.systems