Hosting en data
Hoe lang moet je bedrijfsgegevens bewaren?
Kort antwoord
De administratie van je bedrijf bewaar je zeven jaar; gegevens over onroerend goed tien jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht en die geldt ook voor digitale stukken, inclusief zakelijke mail waarin afspraken staan. Voor persoonsgegevens geldt het omgekeerde: de AVG zegt dat je ze niet langer bewaart dan nodig. Een sollicitatiebrief gooi je na vier weken weg, een personeelsdossier meestal twee jaar na vertrek.
Waarom zijn er twee regels die elkaar tegenspreken?
Omdat ze van twee kanten komen. De Belastingdienst wil dat je kunt laten zien wat er is gebeurd, en eist dus dat je bewaart. De AVG beschermt de mensen over wie je gegevens hebt, en eist dus dat je weggooit.
Ze botsen minder dan het lijkt. De fiscale plicht is een geldige reden om iets te bewaren, ook onder de AVG. Waar het op neerkomt: bewaar wat je moet bewaren zolang het moet, en de rest niet langer dan je het nodig hebt.
Welke termijnen gelden er?
| Wat | Termijn | Waar het vandaan komt |
|---|---|---|
| Grootboek, debiteuren, crediteuren, in- en verkoop, voorraad, loonadministratie | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Gegevens over onroerend goed | 10 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs | 5 jaar na einde dienstverband | Loonheffingen |
| Beoordelingen, gespreksverslagen en dergelijke uit het personeelsdossier | Richtlijn 2 jaar na einde dienstverband | AVG |
| Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten | Richtlijn 4 weken na afloop, langer alleen met toestemming | AVG |
| Camerabeelden | Richtlijn 4 weken | AVG |
Dit is een overzicht voor de gewone situatie. Voor sommige sectoren gelden eigen regels, zoals in de zorg en bij notarissen en advocaten. De termijnen voor de administratie staan bij de Belastingdienst; voor persoonsgegevens geeft de Autoriteit Persoonsgegevens de richtlijnen. Je accountant of jurist kent de uitzonderingen voor jouw bedrijf.
Let op het begin van de termijn. Zeven jaar begint te lopen als een stuk zijn actuele waarde verliest. Een contract dat vier jaar loopt, bewaar je die vier jaar en daarna nog zeven.
Wat betekent dat voor je ICT?
Hier wordt het praktisch. De termijnen zijn bekend; de vraag is of je systemen ze volgen.
Mailboxen van vertrokken medewerkers. Het account wordt verwijderd, en met het account de correspondentie met klanten van de afgelopen jaren. Dat is de plek waar bedrijven hun bewaarplicht het vaakst ongemerkt schenden. Zet zo’n mailbox om naar een gedeelde mailbox of zorg dat hij in een back-up zit. Zie medewerker uit dienst.
De prullenbak is geen archief. In Microsoft 365 verdwijnt een verwijderd bestand na 93 dagen definitief. Zeven jaar bewaren lukt alleen met een bewaarbeleid of een back-up die zo lang teruggaat. Het verschil leggen we uit in is OneDrive een back-up.
Bestanden die leesbaar moeten blijven. Een back-up van het boekhoudpakket uit 2020 is niets waard als het pakket niet meer bestaat. Exporteer bij een overstap de administratie naar een formaat dat je over zeven jaar nog kunt openen.
Sollicitaties in ieders inbox. Een cv gaat per mail naar drie collega’s en blijft daar jaren staan. Een apart adres voor sollicitaties, in een gedeelde mailbox die periodiek wordt geleegd, lost dat op.
Hoe richt je het in?
- Maak een lijst van soorten gegevens en schrijf er de termijn en de plek bij. Eén pagina is genoeg.
- Stel een bewaartermijn in voor de back-up die bij de langste plicht past. Voor de meeste bedrijven is dat zeven jaar voor mail en administratie.
- Gebruik bewaarbeleid waar het kan. Microsoft 365 kan mail en documenten een vaste periode vasthouden, ook als een gebruiker ze verwijdert, en daarna opruimen.
- Spreek af wie opruimt. Personeelsdossiers en sollicitaties verdwijnen niet vanzelf.
- Test of je iets van jaren terug kunt openen. Een bewaarplicht waaraan je alleen op papier voldoet, helpt niet bij een controle.
Bij een Microsoft 365-back-up kiezen we de bewaartermijn samen, en bij back-up en herstel geldt hetzelfde voor servers en gedeelde mappen. Wat erin moet staan, bepaal jij met je accountant. Wij zorgen dat het er over zeven jaar nog is.