Samenwerken en bestanden
Nextcloud vs Google Drive: wat past bij je organisatie?
Kort antwoord
Google Drive is een opslagdienst van Google met een eigen kantoorpakket dat volledig in de browser werkt. Nextcloud is open source software die op een server naar keuze draait. Google Drive is sterk in snelheid en gemak, maar bewaart documenten in een eigen formaat bij een Amerikaans bedrijf. Nextcloud werkt met gewone bestanden die van jou blijven, op een server waarvan je de eigenaar kent.
Wat is het wezenlijke verschil?
Google Drive is een dienst. Je maakt een account, en de rest regelt Google: de servers, de software, de updates. Je krijgt wat Google aanbiedt, onder de voorwaarden van Google.
Nextcloud is software. Iemand installeert het op een server, en die server kan overal staan: op kantoor, bij een hoster in Nederland, bij ons. Je kiest zelf wie het beheert.
Hoe verhouden ze zich?
| Onderwerp | Google Drive | Nextcloud |
|---|---|---|
| Documenten | Eigen formaat, alleen in de browser | Gewone bestanden, in de browser of op je computer |
| Samen bewerken | Uitstekend | Goed |
| Zoeken | Zeer sterk, ook in de inhoud | Goed, afhankelijk van de inrichting |
| Opslag | Gedeeld over de hele organisatie | Wat de server heeft |
| Locatie van de data | Datacenters van Google | Waar je de server zet |
| Weggaan | Exporteren en omzetten | De omgeving verhuist als geheel |
Waarom blijven organisaties bij Google?
Omdat het werkt, en omdat iedereen het kent. Een nieuwe medewerker hoeft niets te leren. Documenten delen met een klant is één klik. Voor een jong bedrijf dat snel wil beginnen is er weinig dat het zo makkelijk maakt.
Dat gemak is echt, en we doen er niet neerbuigend over. Wie geen bezwaar heeft tegen Google als leverancier en weinig gevoelige gegevens bewaart, hoeft niet over te stappen.
Waarom stappen organisaties over?
Meestal om een van drie redenen.
De formaten. Een Google Doc bestaat alleen bij Google. Wie er jaren in heeft gewerkt, heeft duizenden documenten die buiten Google niets zijn zonder omzetting. Dat merk je pas als je weg wilt.
De leverancier. Google verdient zijn geld met gegevens en advertenties. Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor particulieren, maar niet iedere organisatie voelt zich er prettig bij.
De voorwaarden. Prijzen en pakketten veranderen. Opslag die eerst onbeperkt was, werd begrensd. Wie afhankelijk is van één aanbieder, heeft daar geen stem in.
Hoe verloopt een overstap?
In drie rondes. Eerst de gedeelde mappen van afdelingen, omdat daar de meeste waarde zit. Dan de persoonlijke mappen. Als laatste het archief.
Bij elke ronde worden Google-documenten omgezet naar gewone bestanden. We doen eerst een proef met een deel, zodat je ziet wat er met opmaak en formules gebeurt. Mail en agenda kunnen in dezelfde beweging mee, of blijven waar ze zijn.
Kan het ook half?
Ja. Je kunt Google Workspace houden voor mail en agenda en alleen de bestanden verhuizen. Of andersom. Het vraagt wel een afspraak over wat waar hoort, zodat er niet twee waarheden ontstaan.