Een wachtwoordmanager, zakelijk ingericht voor je hele team.
Het wachtwoord van de bank staat in een Excel-bestand. Iedereen weet het, niemand zegt het.
Kort antwoord
Een zakelijke wachtwoordmanager is een versleutelde kluis waarin een team al zijn wachtwoorden bewaart en deelt. Elke medewerker onthoudt één hoofdwachtwoord; de kluis maakt en vult de rest. Gedeelde logins, zoals die van de bank of een leveranciersportaal, staan in een gedeelde map met rechten per persoon. Jevana richt de kluis in, bijvoorbeeld met Bitwarden, en regelt wat er gebeurt als iemand vertrekt.
Voor en na
| Situatie | Zonder kluis | Met kluis |
|---|---|---|
| Het wachtwoord van de bank | In een spreadsheet of op een briefje | In een gedeelde map, alleen voor wie het nodig heeft |
| Een nieuw account aanmaken | Hetzelfde wachtwoord als altijd, met een uitroepteken erachter | Een willekeurig wachtwoord dat niemand hoeft te kennen |
| Een collega vertrekt | Hopen dat hij niets heeft opgeschreven | Toegang ingetrokken, en een lijst van wat hij kon zien |
| Een wachtwoord lekt uit | Je merkt het als het te laat is | De kluis waarschuwt en je wijzigt er één |
Wat we inrichten
De opbouw
- Een persoonlijke kluis voor ieders eigen logins
- Gedeelde mappen per afdeling of onderwerp
- Rechten per map: alleen gebruiken, of ook inzien en wijzigen
De beveiliging
- Tweestapsverificatie op de kluis zelf, verplicht
- Een noodtoegang voor de directie, vastgelegd
- Aanmelden via het bestaande werkaccount, waar dat kan
Het gebruik
- De invoegtoepassing in de browser, op elke laptop geplaatst
- De app op de telefoon
- Een korte uitleg aan het team, en hulp bij het overzetten
Waar het in de praktijk op stukloopt
De techniek is eenvoudig. Het overzetten is het werk: honderd wachtwoorden die in browsers, schriftjes en hoofden zitten, moeten één keer de kluis in. Wie dat aan iedereen zelf overlaat, heeft na een maand een lege kluis en dezelfde spreadsheet.
Daarom doen we het in rondes. Eerst de gedeelde logins van het bedrijf, samen met wie ze beheert. Dan per medewerker de belangrijkste, met de import uit de browser. Het spreadsheet gaat pas weg als de bank, de boekhouding en de leveranciers erin staan en iedereen een week heeft gewerkt.
Veelgestelde vragen
Waarom een wachtwoordmanager voor het hele team?
Omdat hergebruikte en gedeelde wachtwoorden de meest voorkomende ingang voor aanvallers zijn. Met een kluis heeft elk account een eigen, willekeurig wachtwoord dat niemand hoeft te onthouden. Gedeelde logins staan op één plek, met zicht op wie erbij kan. En bij vertrek trek je de toegang in één handeling in, in plaats van te gokken wat iemand wist.
Wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat?
Het account van de medewerker in de kluis wordt uitgezet, waarmee hij direct de toegang tot alle gedeelde wachtwoorden verliest. De kluis toont welke logins hij kon inzien; die wijzig je, te beginnen met de bank en de mail. Zijn persoonlijke kluis met werklogins draag je over aan een collega of leidinggevende, zodat er niets verloren gaat.
Is het niet riskant om alle wachtwoorden op één plek te bewaren?
Het risico is kleiner dan dat van het alternatief. De kluis is versleuteld met het hoofdwachtwoord, dat de aanbieder zelf niet kent, en beveiligd met een tweede stap. Een aanvaller moet dus beide hebben. Daartegenover staat de huidige situatie bij veel bedrijven: één wachtwoord dat op twintig plekken wordt gebruikt en in een onversleuteld bestand staat.
Welke wachtwoordmanager gebruiken jullie?
We werken graag met Bitwarden, omdat de software open source is, onafhankelijk wordt gecontroleerd en zowel bij de aanbieder als op een eigen server kan draaien. Heeft je organisatie al een andere kluis in gebruik, dan richten we die goed in. Het merk is minder belangrijk dan dat het hele team hem gebruikt en de tweede stap aanstaat.
Past hier ook bij
-
Cybersecurity voor het mkb
De maatregelen die de meeste aanvallen tegenhouden, in een volgorde die een klein bedrijf kan volgen.
-
Beveiliging van Microsoft 365
Tweestapsverificatie, voorwaardelijke toegang en Defender: wat er in je licentie zit, aangezet en gecontroleerd.
-
ICT voor zzp'ers
Mail op je eigen domein, een back-up en een laptop die je kunt vervangen zonder een week kwijt te zijn.
-
ICT-beheer
Werkplekken, netwerk, servers en licenties bijgehouden door twee mensen, voor een vast bedrag per maand.
-
Vaultwarden
Een wachtwoordkluis voor je team, in een eigen omgeving die wij bijhouden.
Uit de kennisbank
-
Medewerker uit dienst: wat doe je met account, mail en laptop?
Wat je regelt als iemand vertrekt: toegang dicht, mail doorgezet, bestanden overgedragen, laptop terug en licentie opgezegd.
-
Phishing: wat doe je als een collega op de link heeft geklikt?
Iemand heeft geklikt of zijn wachtwoord ingevuld. Wat je meteen doet, wat je daarna controleert en wanneer je het moet melden.
Vertel wat er bij jullie draait.
Een kennismaking kost niets. Je praat meteen met een van de twee mensen die het werk daarna ook echt doen.
of mail naar info@jevana.systems