Hosting en data
Is OneDrive een back-up? Het verschil tussen synchroniseren en back-uppen
Kort antwoord
Nee, OneDrive is geen back-up. OneDrive synchroniseert: wat je op je laptop wijzigt of verwijdert, wordt in de cloud ook gewijzigd of verwijderd. Dat beschermt tegen een kapotte laptop, niet tegen een vergissing, een kwaadwillende collega of ransomware. De prullenbak en versiegeschiedenis geven een vangnet van enkele weken tot maanden. Een back-up is een aparte kopie op een andere plek, die los staat van wat er met het origineel gebeurt.
Wat doet synchronisatie precies?
Synchronisatie houdt twee plekken gelijk. Sla je een bestand op in de OneDrive-map op je laptop, dan staat het even later ook in de cloud. Open je het op een andere computer, dan krijg je dezelfde versie.
Dat is handig, en het is de reden dat een gestolen laptop geen ramp meer is. Maar “gelijk houden” werkt in beide richtingen en voor elke wijziging. Gooi je een map weg, dan is hij overal weg. Overschrijf je een offerte met de verkeerde versie, dan is de goede overal overschreven.
Synchronisatie maakt geen onderscheid tussen een bedoelde wijziging en een fout.
Wat haal je zonder back-up nog terug?
Meer dan je zou denken, maar met een houdbaarheidsdatum.
| Wat er gebeurde | Vangnet in Microsoft 365 | Grens |
|---|---|---|
| Bestand per ongeluk verwijderd | Prullenbak | 93 dagen |
| Bestand overschreven | Versiegeschiedenis | Zolang er versies worden bewaard |
| Veel bestanden tegelijk beschadigd | OneDrive terugzetten naar een eerder moment | 30 dagen terug |
| Account van vertrokken medewerker verwijderd | OneDrive blijft even bestaan | Standaard 30 dagen |
Voor de dagelijkse vergissing is dit genoeg. Iemand gooit iets weg, merkt het dezelfde week en zet het terug.
Waar houdt het vangnet op?
Bij alles wat je laat ontdekt of wat met opzet gebeurt.
De late ontdekking. Een map met oude projectdossiers is bij het opruimen weggegooid. Niemand mist hem tot een klant er negen maanden later om vraagt.
De vertrokken collega. Het account is opgeruimd, de licentie opgezegd. De OneDrive is na de bewaartermijn verdwenen, met daarin de enige kopie van een paar belangrijke documenten. Hoe je dat voorkomt, staat in medewerker uit dienst.
Het overgenomen account. Wie kan inloggen als de gebruiker, kan de prullenbak legen en versies verwijderen. Het vangnet zit in dezelfde omgeving als het origineel, achter dezelfde inlog.
De leverancier zelf. Het komt weinig voor, maar een fout of storing aan de kant van de leverancier raakt origineel en vangnet tegelijk. Microsoft zegt zelf dat de dienst hun verantwoordelijkheid is en de data die van jou.
Wat doet een back-up anders?
Een back-up is een kopie die niet meebeweegt. Hij wordt op een vast moment gemaakt, op een andere plek bewaard en verandert daarna niet meer.
- Los van het origineel. Verwijderen in OneDrive verwijdert niets in de back-up.
- Bij een andere partij. Een probleem bij Microsoft of een overgenomen account raakt de kopie niet.
- Met een bewaartermijn die jij kiest. Maanden of jaren, bijvoorbeeld passend bij de fiscale bewaarplicht.
- Terug te zetten per onderdeel. Eén bestand, één map, of alles van één gebruiker.
En een back-up waar nooit iets uit is teruggezet, is een aanname. Daarom hoort er een hersteltest bij.
Heeft een klein kantoor dit echt nodig?
Stel jezelf één vraag: wat kost het als de map met lopende dossiers er morgen niet meer is en de prullenbak leeg blijkt?
Voor de meeste kantoren is het antwoord dagen werk en een paar pijnlijke telefoontjes met klanten. Een back-up van Microsoft 365 is dan een kleine post naast de licenties. Wij richten hem in als Microsoft 365-back-up: dagelijks, buiten Microsoft, met een test of terugzetten werkt.
Werk je niet met Microsoft 365 maar met een NAS of een eigen server, dan geldt hetzelfde principe. Twee schijven die elkaar spiegelen zijn ook synchronisatie. Meer daarover bij back-up en herstel en in back-up voor het mkb.