ICT voor advocaten, ingericht op geheimhouding.

Ja, onder voorwaarden. De beroepsregels verbieden de cloud niet, maar de advocaat blijft verantwoordelijk voor de geheimhouding en moet weten waar gegevens staan, wie erbij kan en welke afspraken er met de leverancier zijn. Een verwerkersovereenkomst is verplicht. Twijfel je over een specifieke dienst, leg het dan voor aan de deken of de Nederlandse orde van advocaten.

Het verschil is wie de server bezit. Microsoft 365 draait bij een Amerikaans bedrijf, ook als het datacenter in Europa staat. JevanaHub draait op hardware van Jevana in Nederland, op basis van het open source pakket Nextcloud. Voor mail en Office-bestanden is Microsoft vaak het handigst. Voor dossiers waarbij de cliënt geen Amerikaanse partij wil, is JevanaHub de rustiger keuze.

Het veiligst is een beveiligde link naar een map in plaats van een bijlage. De cliënt krijgt een link met een wachtwoord of een eenmalige code per mail, en jij ziet of het stuk is geopend. De link kun je laten verlopen of intrekken. Een bijlage in een gewone mail ben je kwijt zodra hij is verzonden, ook als hij bij de verkeerde belandt.

Het dossiersysteem zelf blijft van de leverancier, die het ook bijwerkt. Wij zorgen dat medewerkers er veilig op inloggen, dat de koppeling met Word, Outlook en de scanner werkt en dat documenten die buiten het systeem staan een back-up hebben. Bij een storing zoeken we uit of het aan het kantoor ligt of aan de leverancier.