Samenwerken en bestanden
Nextcloud vs Dropbox: welke kies je voor je bedrijf?
Kort antwoord
Dropbox is een Amerikaanse dienst die bestanden snel en betrouwbaar synchroniseert en deelt. Nextcloud is open source software die hetzelfde doet op een server naar keuze, met agenda, kantoorpakket en overleg erbij als je dat wilt. Voor een bedrijf zit het verschil in beheer en zeggenschap: bij Nextcloud bepaal je waar de bestanden staan, wie erbij kan en wat er gebeurt als iemand vertrekt.
Waar is Dropbox goed in?
Dropbox heeft het synchroniseren van een map groot gemaakt, en doet dat nog steeds uitstekend. Het installeert in een minuut, werkt op elk apparaat en vraagt geen uitleg. Voor iemand die alleen werkt, of voor een klein team dat bestanden wil delen, is er weinig op aan te merken.
De aandachtspunten komen als het bedrijf groeit.
Waar loopt een bedrijf tegenaan?
Persoonlijke accounts. De meeste bedrijven beginnen met Dropbox op het account van de eigenaar of een medewerker. Jaren later staat de hele administratie in een map die van één persoon is.
Beheer. Wie kan erbij, wat is er gedeeld met buiten, welke apparaten synchroniseren mee: bij een persoonlijk account weet niemand dat. Bij een zakelijk abonnement wel, tegen een prijs per gebruiker.
De leverancier. Dropbox is een Amerikaans bedrijf. De bestanden staan op infrastructuur waarover je geen zeggenschap hebt.
Hoe verhouden ze zich?
| Onderwerp | Dropbox | Nextcloud |
|---|---|---|
| Kern | Synchroniseren en delen | Synchroniseren en delen, plus agenda, kantoorpakket, overleg |
| Installatie | Een account aanmaken | Een server inrichten, of laten doen |
| Eigenaar van gedeelde mappen | Een gebruiker, of het team bij een zakelijk abonnement | De organisatie |
| Aanmelden | Een eigen Dropbox-account | Het account van je werk, als je dat koppelt |
| Locatie | Bij Dropbox | Op de server die je kiest |
| Kosten | Per gebruiker per maand | Voor de server en het beheer |
Wanneer blijf je bij Dropbox?
Als het goed geregeld is en je er tevreden over bent. Een team met een zakelijk abonnement, mappen die van het team zijn en tweestapsverificatie voor iedereen heeft geen dringende reden om te wisselen.
Wanneer stap je over?
Als de bestanden van het bedrijf verspreid staan over persoonlijke accounts. Als je klanten hebt die vragen waar hun stukken worden bewaard. Als je bestanden, agenda en samenwerken op één plek wilt in plaats van bij drie diensten. Of als je niet per gebruiker wilt betalen voor iets wat in de kern opslag is.
Wat is JevanaFiles in dit verhaal?
JevanaFiles is Nextcloud met alleen het bestandsdeel, op onze hardware in Nederland. Het is bedoeld voor precies deze vraag: Dropbox vervangen zonder er meteen een heel kantoorpakket bij te nemen. Wil je later agenda of samen bewerken, dan zetten we dat aan op dezelfde omgeving.
De overstap zelf is eenvoudig. De mappen gaan over zoals ze zijn. Op elke computer komt een nieuw programmaatje in plaats van het oude, en de map staat op dezelfde plek.