Een Microsoft 365-migratie die je op maandag niet merkt.
Eerst proefdraaien met een kopie. Dan de echte verhuizing, op een moment dat niemand werkt.
Kort antwoord
Een migratie naar Microsoft 365 is het overzetten van mailboxen, agenda's, contacten en bestanden vanuit een andere omgeving, zoals Google Workspace, een eigen Exchange-server of een andere Microsoft-tenant. Jevana doet eerst een proefverhuizing met een kopie, lost op wat daarbij misgaat en zet daarna buiten werktijd definitief over. De oude omgeving blijft staan tot alles is nagelopen.
Zo verhuist een organisatie
- 01
Tellen
Hoeveel mailboxen, hoe groot, welke gedeelde agenda's, welke doorstuurregels. Wat niemand meer gebruikt, gaat niet mee.
- 02
Klaarzetten
De nieuwe omgeving staat er, met accounts, licenties en beveiliging, voordat er één mail wordt verplaatst.
- 03
Proefverhuizing
Een kopie van alles gaat over terwijl de oude omgeving gewoon doorwerkt. Hier komen de verrassingen boven.
- 04
Omzetten
Buiten werktijd gaat de mail naar het nieuwe adres. Wat sinds de proef is binnengekomen, wordt bijgewerkt.
- 05
Nalopen
De eerste werkdag zijn we bereikbaar voor wat anders is dan verwacht. Pas daarna gaat het oude uit.
Wat er meegaat, per bron
| Vanaf | Gaat mee | Vraagt handwerk |
|---|---|---|
| Google Workspace | Mail, agenda's, contacten, Drive-bestanden | Google Docs worden Word-bestanden; gedeelde drives opnieuw indelen |
| Eigen Exchange-server | Mailboxen, agenda's, openbare mappen | Oude doorstuurregels en apparaten die via de server mailen |
| Andere Microsoft-tenant | Mail, OneDrive, SharePoint, Teams | Domeinnaam kan maar in één tenant tegelijk bestaan |
| Mail bij een hostingpartij | Mail en mappen | Agenda's en contacten staan vaak lokaal in Outlook |
Exchange Online in plaats van een server in de kast
Exchange Online is de mailserver die bij Microsoft 365 hoort. Hij vervangt de Exchange-server op kantoor of bij een hostingpartij. Je hoeft hem niet bij te werken en hij heeft geen eigen back-upschijf nodig.
Wat wel van jou blijft: de instellingen van je domeinnaam die bepalen of je mail als echt wordt herkend, en de vraag wat er met mail van vertrokken collega's gebeurt. Die zetten we bij de migratie goed.
Zakelijke e-mail op je eigen domeinVeelgestelde vragen
Raken we mail kwijt bij een migratie?
Nee, als het in de juiste volgorde gebeurt. De oude omgeving blijft volledig staan terwijl een kopie wordt overgezet. Bij het omzetten sturen de instellingen van je domeinnaam nieuwe mail naar Microsoft 365, en halen we op wat in de tussentijd nog op de oude plek binnenkwam. De oude mailboxen gaan pas weg nadat alles is gecontroleerd.
Kan de verhuizing buiten werktijd?
Ja, dat is de standaard. Het kopiëren van de mailboxen loopt dagen op de achtergrond zonder dat iemand er last van heeft. Het moment waarop de mail daadwerkelijk omgaat, plannen we op een avond of in het weekend. De volgende werkdag opent iedereen Outlook en logt opnieuw in. Dat is het enige wat medewerkers zelf moeten doen.
Wat gebeurt er met gedeelde mailboxen en agenda's?
Die gaan mee, maar de rechten moeten opnieuw worden ingesteld. Wie een gedeelde mailbox mocht openen of een agenda mocht bewerken, staat in het oude systeem op een andere manier vastgelegd dan in Microsoft 365. We brengen dat vooraf in kaart en zetten het aan de nieuwe kant terug. Het is ook het moment om op te ruimen.
Hoe gaat een overstap van Google Workspace naar Microsoft 365?
Mail, agenda's en contacten gaan rechtstreeks over. Bestanden uit Google Drive verhuizen naar OneDrive en SharePoint, waarbij Google Docs en Sheets worden omgezet naar Word en Excel. Opmaak blijft meestal goed; ingewikkelde formules en scripts vragen controle. De indeling van gedeelde drives vertalen we naar teams en sites, in overleg met wie ermee werkt.
Kunnen twee Microsoft 365-omgevingen worden samengevoegd?
Ja, dat heet een tenantmigratie en komt voor bij een fusie of overname. Mail, bestanden en Teams gaan van de ene omgeving naar de andere. Het lastigste onderdeel is de domeinnaam, die maar aan één omgeving tegelijk gekoppeld kan zijn. Daarom werken we met een tijdelijk adres en een kort, vooraf gepland moment waarop de naam omgaat.
Past hier ook bij
-
Overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365: zo gaat het
Mail, agenda, contacten en Google Drive naar Microsoft 365: de volgorde, wat goed meegaat en wat je apart moet regelen.
-
Overstappen
Hoe een overstap naar Jevana verloopt, stap voor stap.
-
SharePoint, OneDrive en Teams
Een indeling voor bestanden en teams die mensen begrijpen, en een oude schijf die netjes overgaat.
-
Microsoft 365-beheer
Accounts, licenties, beveiliging en wijzigingen van Microsoft bijgehouden, voor een vast bedrag.
Vertel wat er bij jullie draait.
Een kennismaking kost niets. Je praat meteen met een van de twee mensen die het werk daarna ook echt doen.
of mail naar info@jevana.systems