SharePoint, OneDrive zakelijk en Teams: één plek per ding.

OneDrive is voor bestanden van jou alleen, SharePoint voor bestanden die van de organisatie zijn. Een vuistregel: zou een collega dit bestand nodig hebben als jij morgen ziek bent, dan hoort het in SharePoint. Bestanden in OneDrive verdwijnen op termijn als de medewerker vertrekt. Bestanden in SharePoint blijven bij de afdeling.

Niet één op één. Een netwerkschijf heeft meestal diepe mappen met rechten per map; SharePoint werkt beter met een paar sites en weinig lagen. We brengen eerst in kaart wat er staat en wie het gebruikt, ontwerpen een indeling en zetten dan over met behoud van datums. Wat jaren niet is geopend, gaat naar een archief.

Door af te spreken wie een team mag aanmaken en wanneer. Standaard mag iedereen dat, en dan krijg je per overleg een nieuw team. Wij stellen in dat een kleine groep teams aanmaakt, met een vaste naamgeving en een eigenaar. Teams zonder activiteit krijgen na een afgesproken periode de vraag of ze weg kunnen.

Ja, en het is beter dan een bijlage mailen. Je deelt een link naar een bestand of map, alleen voor de genoemde persoon, die zich met een code moet bevestigen. De link kan verlopen. Wij stellen in vanuit welke sites delen met externen mag, zodat de klantmap het kan en de personeelsmap niet.

De naam en de werking lijken op elkaar, maar het zijn twee diensten. OneDrive zakelijk hoort bij het account van je werk, staat onder beheer van de organisatie en valt onder de zakelijke voorwaarden. De persoonlijke OneDrive hoort bij een privéaccount. Werkbestanden horen niet in de persoonlijke versie; die valt buiten elke back-up en controle.