Zakelijke e-mail op je eigen domein, die ook aankomt.
Een mailbox is zo gemaakt. Dat je factuur niet in de ongewenste post belandt, vraagt drie regels in je domeinnaam.
Kort antwoord
Zakelijke e-mail is e-mail op je eigen domeinnaam, zoals naam@jouwbedrijf.nl, in een mailbox die van de organisatie is. Jevana richt die in via Exchange Online van Microsoft 365 of via JevanaHub op onze eigen hardware. In beide gevallen stellen we SPF, DKIM en DMARC in, de drie controles waarmee ontvangers zien dat een bericht echt van jou komt.
Twee manieren, naast elkaar
| Onderwerp | Exchange Online | JevanaHub |
|---|---|---|
| Waar het draait | Bij Microsoft, in Europese datacenters | Op onze eigen hardware in Nederland |
| Werkt het prettigst met | Outlook en Teams | De browser of elk mailprogramma |
| Agenda en contacten | Ja, ook gedeeld | Ja, ook gedeeld |
| Past bij | Organisaties die al Microsoft 365 gebruiken | Wie zijn data buiten Amerikaanse leveranciers wil houden |
| Je betaalt | Een licentie per gebruiker aan Microsoft | Een bedrag per maand aan ons |
De drie regels die bepalen of je mail aankomt
- SPF
- Een lijst van servers die namens jouw domein mogen mailen. Staat je boekhoudpakket of nieuwsbrieftool er niet in, dan wordt die mail gewantrouwd.
- DKIM
- Een digitale handtekening onder elk bericht. De ontvanger controleert daarmee dat er onderweg niets is veranderd.
- DMARC
- De instructie wat een ontvanger moet doen met mail die niet door SPF of DKIM komt: doorlaten, apart zetten of weigeren. Plus een rapport voor jou.
Waarom dit geen detail meer is
Grote mailproviders weigeren sinds een paar jaar steeds meer berichten van domeinen zonder deze instellingen. Je merkt het niet aan een foutmelding. Je merkt het aan een klant die zegt dat hij je offerte nooit heeft gehad.
De instellingen staan niet in je mailprogramma, maar bij je domeinnaam. Vaak beheert een webbouwer of een oude leverancier die. Wij lopen na wat er staat, vullen aan wat ontbreekt en houden bij welke diensten namens jou mogen versturen.
Wanneer dit speelt
- Het bedrijf mailt nog vanaf een gratis adres of het adres van de internetprovider
- Facturen uit het boekhoudpakket komen bij klanten in de spam
- Iemand stuurt mail uit naam van de directeur, en het is de directeur niet
Veelgestelde vragen
Hoe werkt e-mail op je eigen domeinnaam?
Je domeinnaam bevat een instelling die zegt bij welke mailserver berichten voor jouw adressen moeten worden afgeleverd. Wijs je die naar Exchange Online of naar JevanaHub, dan komen alle adressen op jouw domein daar binnen. De domeinnaam zelf kan blijven waar hij is geregistreerd. Wij passen alleen de instellingen aan die met mail te maken hebben.
Exchange Online of mail bij JevanaHub: wat kies je?
Gebruik je Microsoft 365 al, of werkt iedereen in Outlook met gedeelde agenda's en Teams, dan is Exchange Online de logische keuze. Wil je dat je mail op een server in Nederland staat zonder Amerikaanse eigenaar, of heb je alleen mail en bestanden nodig, dan past JevanaHub. Een mix kan ook, per domein.
Wat zijn SPF, DKIM en DMARC?
SPF, DKIM en DMARC zijn drie instellingen bij je domeinnaam waarmee een ontvangende mailserver kan controleren of een bericht echt van jouw organisatie komt. SPF noemt de toegestane verzenders, DKIM ondertekent elk bericht en DMARC zegt wat er moet gebeuren als de controle mislukt. Zonder deze drie belandt zakelijke mail steeds vaker in de spam.
Kan mijn oude mail mee naar de nieuwe mailbox?
Ja. We kopiëren de inhoud van de oude mailbox, met alle mappen, naar de nieuwe. Agenda's en contacten gaan mee als ze op de server stonden; stonden ze alleen in het mailprogramma op één computer, dan exporteren we ze daar. Het oude adres kan blijven bestaan en doorsturen, zodat niemand een bericht mist.
Hoeveel mailboxen heb ik nodig?
Eén per persoon die mailt, plus gedeelde adressen zoals info@ en administratie@. Die gedeelde adressen hoeven geen eigen betaalde mailbox te zijn: het kan een gedeelde mailbox zijn waar meerdere mensen in kunnen, of een adres dat doorstuurt naar een groep. Dat scheelt kosten en voorkomt dat één persoon de sleutel heeft.
Past hier ook bij
-
Microsoft 365
Microsoft 365 zakelijk: licenties, inrichting, beveiliging, back-up en beheer bij één partij.
-
JevanaHub
Bestanden, kantoorsoftware, chat en videobellen op één plek. Gebouwd op Nextcloud, op onze eigen hardware.
-
DNS-beheer
De instellingen van je domeinnaam op orde: waar je site staat, waar je mail heen gaat en wie namens jou mag mailen.
-
Migratie naar Microsoft 365
Mail, agenda's en bestanden verhuizen vanaf Google Workspace, een Exchange-server of een andere omgeving.
-
ICT voor zzp'ers
Mail op je eigen domein, een back-up en een laptop die je kunt vervangen zonder een week kwijt te zijn.
Uit de kennisbank
-
Domeinnaam verhuizen: hoe werkt het en wat kan er misgaan?
Een domeinnaam overzetten naar een andere partij zonder dat mail en website uitvallen: de stappen, de code en de valkuilen.
-
Gedeelde mailbox of distributielijst: wat is het verschil?
Info@ en facturen@ goed regelen in Microsoft 365: wanneer je een gedeelde mailbox kiest, een distributielijst of een groep.
-
SPF, DKIM en DMARC uitgelegd: waarom komt je mail in de spam?
Drie DNS-instellingen bepalen of je zakelijke mail aankomt. Wat ze doen, wat er misgaat en waarom je ze niet half moet instellen.
-
Overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365: zo gaat het
Mail, agenda, contacten en Google Drive naar Microsoft 365: de volgorde, wat goed meegaat en wat je apart moet regelen.
Vertel wat er bij jullie draait.
Een kennismaking kost niets. Je praat meteen met een van de twee mensen die het werk daarna ook echt doen.
of mail naar info@jevana.systems