ICT-beheer
Medewerker uit dienst: wat doe je met account, mail en laptop?
Kort antwoord
Blokkeer op de laatste werkdag het account en alle aanmeldingen, zet de mail door naar een collega en draag de bestanden over voordat je iets verwijdert. Haal daarna de laptop en telefoon terug, wis ze en zeg de licentie op. De volgorde doet ertoe: eerst de toegang dicht, dan de gegevens veiligstellen, dan pas opruimen. Leg vast wie het doet, want dit is werk dat tussen HR en ICT in valt.
Waarom gaat dit zo vaak mis?
Omdat het niemands werk is. HR regelt het contract en de eindafrekening. De leidinggevende regelt de overdracht van het werk. De accounts blijven liggen tot iemand er toevallig aan denkt.
Het gevolg zie je bij bijna elke inventarisatie die we doen: accounts van mensen die al een jaar weg zijn en nog kunnen inloggen. Een licentie die elke maand wordt betaald voor iemand die er niet meer werkt. Een gedeeld wachtwoord dat de oud-collega nog uit zijn hoofd kent.
Dat is zelden kwade wil. Het is een lek dat openstaat tot iemand het vindt.
Wat doe je op de laatste werkdag?
De toegang dicht. Dat is de stap die niet kan wachten.
- Blokkeer het account. Blokkeren, nog niet verwijderen. Zo kan niemand meer inloggen en blijven mail en bestanden bestaan.
- Meld alle sessies af. Een telefoon of laptop die nog is aangemeld, blijft anders gewoon werken tot de aanmelding verloopt.
- Wijzig gedeelde wachtwoorden. Het wifi-wachtwoord, het account van de leverancier, de inlog van de bank waar meerdere mensen bij kunnen. Met een wachtwoordmanager zie je in één keer waar de vertrekker bij kon.
- Trek toegang in buiten Microsoft 365. Boekhouding, CRM, het beheer van de website, de sleutel van het alarm. Dit is het deel dat het vaakst wordt vergeten, omdat het niet op één plek staat.
Vertrekt iemand met ruzie, dan doe je stap 1 en 2 op het moment van het gesprek, niet aan het eind van de dag.
Wat gebeurt er met de mail?
Er komt nog weken zakelijke mail binnen op het oude adres. Daar zijn drie nette manieren voor:
| Manier | Wanneer |
|---|---|
| Automatisch antwoord met de naam van een collega | Altijd, als eerste stap |
| Mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox | Als collega’s oude correspondentie moeten kunnen nalezen |
| Adres na een afgesproken periode sluiten | Als er geen zakelijke mail meer binnenkomt |
Een gedeelde mailbox heeft in Microsoft 365 geen eigen licentie nodig zolang hij onder de 50 GB blijft. Zo houd je de correspondentie zonder te blijven betalen. Het verschil met andere vormen leggen we uit in gedeelde mailbox of distributielijst.
En met de bestanden?
Eerst overdragen, dan pas verwijderen. Bestanden op een gedeelde plek, zoals een SharePoint-site of een teamkanaal, blijven vanzelf staan. Het risico zit in wat alleen in de persoonlijke OneDrive van de vertrekker stond.
Laat de leidinggevende die map doorlopen en verplaatsen wat het bedrijf nodig heeft. Na het verwijderen van het account bewaart Microsoft de OneDrive nog een beperkte tijd, en daarna is hij weg. Een back-up van Microsoft 365 vangt op wat iemand in die periode over het hoofd ziet.
Wat doe je met de laptop en de telefoon?
Terughalen, wissen, opnieuw inrichten.
- Controleer of je alles terug hebt: laptop, lader, telefoon, toegangspas, eventuele beveiligingssleutel.
- Wis het apparaat volledig. Een nieuw gebruikersaccount aanmaken is geen wissen.
- Stond er zakelijke mail op een privételefoon, verwijder dan alleen het zakelijke deel. Dat kan op afstand als de telefoon bij het beheer is aangemeld.
Met werkplekbeheer is een gewiste laptop na het aanmelden van de volgende gebruiker vanzelf weer ingericht.
Wanneer verwijder je het account echt?
Als mail en bestanden zijn overgedragen en niemand er meer iets uit nodig heeft. Dan pas haal je de licentie weg en verwijder je de gebruiker. Wie de licentie op de laatste werkdag al weghaalt om kosten te besparen, zet een klok aan waarna de gegevens verdwijnen.
Noteer per vertrek wat er is gedaan en door wie. Een verzekeraar of een klant die naar je beveiliging vraagt, wil precies dit zien.
Hoe maak je er een vaste gang van zaken van?
Met één lijst en één afspraak. De lijst is wat hierboven staat, aangevuld met de systemen die alleen jullie gebruiken. De afspraak is dat HR een vertrek meldt zodra het bekend is, met de laatste werkdag erbij.
Bij klanten waarvan wij het ICT-beheer doen, loopt het zo: de contactpersoon meldt het vertrek, wij plannen de stappen op de laatste werkdag en melden terug wat er is gedaan. Voor een nieuwe medewerker werkt het andersom op dezelfde manier.