Back-ups voor het mkb: wat heb je echt nodig?

Wat is een back-up eigenlijk?

Een kopie van je data waarmee je een eerdere toestand kunt terugzetten. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar veel dingen die op een back-up lijken, zijn het niet.

Een tweede schijf in je server (RAID) beschermt tegen een kapotte schijf, niet tegen een verwijderd bestand. Een gesynchroniseerde map synchroniseert ook je fouten: verwijder je iets, dan is het overal weg. En een prullenbak is een uitstel, geen kopie.

Wat is de 3-2-1-regel?

De vuistregel die de meeste beheerders aanhouden:

• 3 kopieën van je data, het origineel meegeteld
• 2 verschillende soorten opslag, zodat één soort storing niet alles raakt
• 1 kopie op een andere locatie, buiten het gebouw of datacenter van het origineel

Daar komt tegenwoordig vaak een eis bij: één kopie die niet te wijzigen of te verwijderen is, of die helemaal los staat van het netwerk. Dat is de kopie die je redt bij ransomware.

Heeft Microsoft 365 een eigen back-up nodig?

Ja. Microsoft zorgt dat Microsoft 365 blijft draaien en houdt daarvoor meerdere kopieën van je data in verschillende datacenters. Dat beschermt tegen een storing bij Microsoft. Het beschermt niet tegen jouw eigen fouten of tegen een aanvaller die met jouw account binnenkomt.

Wat er wel is, heeft grenzen. Een verwijderd bestand in SharePoint blijft 93 dagen in de prullenbak staan, daarna is het definitief weg. Wordt een mailbox of map door ransomware versleuteld en merk je dat laat, dan helpt die prullenbak je niet.

Dat Microsoft zelf een aparte, betaalde dienst verkoopt onder de naam Microsoft 365 Backup, zegt genoeg: een back-up zit niet standaard in je abonnement. Je kunt die dienst van Microsoft gebruiken, of een back-up naar opslag buiten Microsoft laten maken. Het tweede past beter bij de 3-2-1-regel, omdat de kopie dan niet bij dezelfde partij staat als het origineel.

Wat doet ransomware met je back-ups?

Ransomware versleutelt niet alleen je bestanden. Aanvallers zoeken ook naar back-ups, omdat een slachtoffer met een werkende back-up niet betaalt. Een back-upschijf die altijd verbonden is, of een back-upserver met hetzelfde beheerwachtwoord als de rest van je netwerk, is dus een makkelijk doel.

Wat helpt:

• een kopie op opslag die schrijven toestaat, maar wijzigen en verwijderen blokkeert voor een vaste periode
• een kopie die alleen tijdens de back-up verbonden is
• aparte inloggegevens voor de back-upomgeving, met tweestapsverificatie
• melding als een back-up niet is gelukt, aan iemand die er iets mee doet

Hoe lang bewaar je back-ups?

Dat spreek je vooraf af, en het hangt af van wat je bewaart. Een paar overwegingen:

• Hoe laat merk je een fout? Een verwijderd bestand valt soms pas maanden later op.
• Welke bewaarplicht heb je? Je administratie heeft een wettelijke bewaartermijn.
• Welke gegevens mag je juist niet te lang bewaren? Ook persoonsgegevens in een back-up vallen onder de AVG.

Een gangbare opzet is dagelijkse kopieën voor de korte termijn, en per week of per maand een kopie die langer blijft staan. De precieze termijnen leg je vast.

Waarom testen?

Omdat een back-up die nooit is teruggezet een aanname is. Bij een test blijkt soms dat een map nooit werd meegenomen, dat een database half werd gekopieerd, of dat herstel veel langer duurt dan iemand dacht.

Test dus echt: zet een bestand, een mailbox of een hele server terug op een plek waar het niets kapotmaakt. Noteer wat je testte, wanneer, en hoe lang het duurde.

Hoe regelen wij het?

Back-up en herstel is een dienst die je bij hosting en cloud afspreekt: back-ups naar aparte opslag, herstel dat getest is, en een bewaartermijn die we vooraf met je vastleggen. Beheren we je werkplek met Microsoft 365, dan bespreken we ook waar de back-up van die data hoort. Waar die kopieën staan, en waarom dat uitmaakt, lees je in waar staat je data.