ICT-beheer
Kantoor verhuizen: wat regel je voor de ICT, en wanneer?
Kort antwoord
Begin met de internetverbinding, want die heeft de langste levertijd en bepaalt of je op de eerste dag kunt werken. Daarna volgen bekabeling en wifi, die klaar moeten zijn voordat vloeren en plafonds dichtgaan. Printers, schermen en werkplekken zijn werk voor de laatste week. Verhuis servers en netwerkapparatuur buiten werktijd, met een back-up die vlak daarvoor is gemaakt en getest. Wie in deze volgorde werkt, heeft op maandag een kantoor dat het doet.
Waarom loopt de ICT bij een verhuizing zo vaak uit?
Omdat iedereen aan de meubels denkt. De inrichting wordt maanden vooruit getekend. De internetverbinding wordt drie weken voor de verhuizing aangevraagd, en dan blijkt dat de provider langer nodig heeft.
De tweede oorzaak is de volgorde in de bouw. Kabels gaan door plafonds en vloeren. Zijn die eenmaal dicht, dan is elke vergeten aansluiting een gat in een nieuw plafond.
Wat regel je in welke fase?
Zodra het adres bekend is
- Internet. Controleer wat er op het adres leverbaar is en bestel. Dit is het enige onderdeel waarvan je de doorlooptijd niet zelf bepaalt.
- Een overbrugging. Een verbinding via het mobiele netwerk die je ook daarna als reserve kunt houden.
- De plattegrond. Waar komen werkplekken, vergaderruimtes, printers, de meterkast en de plek voor netwerkapparatuur.
Tijdens de verbouwing
- Bekabeling. Aansluitingen bij elke vaste werkplek, bij printers, in vergaderruimtes en in het plafond voor de wifi. Leg er meer dan je nu nodig hebt; een kabel extra kost nu bijna niets.
- Stroom. Genoeg stopcontacten op de plekken waar apparatuur komt, en een eigen groep voor de netwerkkast.
- Een plek voor de netwerkkast. Droog, koel, afsluitbaar en niet in de bezemkast naast de boiler.
De laatste weken
- Netwerk opbouwen en testen. Firewall, switches en toegangspunten ophangen en inrichten voordat de mensen komen.
- Wifi meten. Met de wanden en het meubilair op hun plek, want die bepalen het bereik.
- Printers en schermen in de vergaderruimtes. Klein werk dat op de eerste dag de meeste vragen oplevert als het niet klaar is.
- Adreswijzigingen. Bij leveranciers van software, de domeinnaam, certificaten en de alarmcentrale.
Het verhuisweekend
- Back-up maken en controleren. Vlak voor het uitzetten.
- Apparatuur uitzetten, labelen en verhuizen. Elke kabel een label; het scheelt uren bij het aansluiten.
- Alles aansluiten en nalopen. Aan de hand van een lijst: internet, wifi op elke plek, printen, de boekhouding, de telefoons op wifi, het alarm.
De eerste werkdag
Zorg dat er iemand rondloopt die problemen meteen oppakt. De meeste zijn klein: een laptop die het oude wifi-netwerk zoekt, een printer die niet gevonden wordt.
Wat wordt het vaakst vergeten?
| Wat | Waarom het misgaat |
|---|---|
| Het vaste IP-adres | Leveranciers en koppelingen laten alleen het oude adres toe |
| De oude verbinding opzeggen | Opzegtermijnen lopen door na de verhuizing |
| Apparaten met een vaste netwerkinstelling | De printer en de pinautomaat zoeken het oude netwerk |
| Toegang en camera’s | Hangen aan het netwerk, maar zijn door een andere partij geleverd |
| De gastenwifi | Bezoekers op de eerste dag zijn vaak klanten |
Is een verhuizing een goed moment om op te ruimen?
Het beste moment. Alles gaat toch uit elkaar.
- Een server op kantoor die alleen nog bestanden deelt, hoeft niet mee. Zie SharePoint of een netwerkschijf.
- Netwerkapparatuur van tien jaar oud vervang je nu, niet over een jaar.
- Laptops die aan vervanging toe zijn, wissel je vóór de verhuizing. Zie hoe lang een zakelijke laptop meegaat.
- Losse wifi-punten van verschillende merken maken plaats voor één beheerd geheel.
Wat doen wij daarbij?
Wij tekenen het netwerk, stemmen af met de aannemer en de provider, bouwen het op en zijn er op de eerste werkdag. Dat valt onder netwerk aanleggen en zakelijke wifi. Hoe eerder we de plattegrond zien, hoe minder er achteraf door een plafond hoeft.