ICT-beheer
Wat kost ICT-beheer voor een bedrijf?
Kort antwoord
De kosten van ICT-beheer bestaan uit een vast bedrag per maand dat afhangt van het aantal werkplekken, het aantal servers en locaties en de afspraken over bereikbaarheid. Daarbovenop komen licenties, zoals Microsoft 365, en eenmalig werk zoals een migratie. Een bedrag per werkplek zegt weinig zonder te weten wat erin zit. Vergelijk daarom wat er wordt gedaan, niet alleen wat het kost.
Waar bestaat de prijs uit?
Het maandbedrag voor ICT-beheer is opgebouwd uit een paar vaste onderdelen. Wie ze kent, kan een offerte lezen.
| Onderdeel | Waar het van afhangt |
|---|---|
| Werkplekken | Het aantal laptops en telefoons dat wordt beheerd |
| Servers en netwerk | Het aantal servers, firewalls en locaties |
| Bewaking en back-up | Hoeveel systemen worden bewaakt, hoeveel data wordt bewaard |
| Bereikbaarheid | Alleen kantoortijden, of ook daarbuiten |
| Licenties | Microsoft 365 en andere software, per gebruiker |
De eerste vier vormen samen het beheer. Licenties zijn een doorlopende kostenpost die je ook zonder beheerder zou hebben.
Waarom noemt bijna niemand een bedrag?
Omdat een bedrag zonder inhoud niets zegt. Twee kantoren met elk twaalf werkplekken kunnen een heel verschillende omgeving hebben. Het ene werkt volledig in Microsoft 365 en heeft een firewall. Het andere heeft drie servers in een kast, een oude boekhouding die alleen lokaal draait en een tweede vestiging.
Wij noemen op deze site ook geen bedragen. Je krijgt een voorstel nadat we hebben gezien wat er draait, met één bedrag per maand en een lijst van wat erin zit.
Hoe vergelijk je twee offertes?
Leg ze naast elkaar en vraag bij elk van deze punten wat er wordt gedaan:
- Updates. Worden ze uitgevoerd, of alleen aangeboden?
- Back-up. Wordt hij gemaakt, bewaakt en ook een keer teruggezet?
- Beveiliging. Wie kijkt naar meldingen van verdachte aanmeldingen?
- Storingen. Zitten ze in het bedrag, of worden ze per uur gerekend?
- Bereikbaarheid. Op welke dagen en tijden, en wie neemt er op?
- Weggaan. Wat krijg je mee als je opzegt, en op welke termijn?
Het laatste punt wordt het vaakst overgeslagen en is het duurst als het misgaat.
Wat zijn de verborgen kosten van geen beheer?
Geen beheer lijkt gratis. De kosten komen op een ander moment.
Een collega die de ICT erbij doet, besteedt uren aan iets wat niet zijn werk is. Een back-up die nooit is getest, blijkt leeg op de dag dat hij nodig is. Licenties van vertrokken medewerkers lopen door. En één geslaagde aanval, met een gewijzigd rekeningnummer op een factuur, kost meer dan jaren beheer.
Dat is geen argument om alles uit te besteden. Het is een argument om te weten wat je nu al betaalt, in tijd en in risico.
Wat is redelijk voor een klein bedrijf?
Voor een organisatie met een handvol werkplekken is volledig beheer niet altijd nodig. Vaak volstaat een goede eerste inrichting, met beveiliging en een back-up, en daarna hulp wanneer het nodig is.
Vanaf een tiental werkplekken, of zodra er systemen draaien die niet mogen uitvallen, loont een vaste afspraak. Niet omdat er dan meer misgaat, maar omdat het dan meer kost als het misgaat.