Paperless-ngx hosting: je papieren archief, doorzoekbaar.

Het leest de tekst uit de scan met OCR, bewaart het origineel en voegt de gevonden tekst toe als doorzoekbare laag. Daarna krijgt het document tags, een afzender en een type volgens regels die jij instelt. Je zoekt vervolgens op een woord uit de inhoud en niet op een bestandsnaam. Dat werkt ook voor een scan van slechte kwaliteit, alleen minder precies.

Dat beloven we niet. Paperless-ngx is niet gecertificeerd, en of een digitaal exemplaar het papier mag vervangen hangt af van het soort stuk en van wat jouw accountant en de Belastingdienst accepteren. Vraag dat vooraf aan hen. Als archief om dingen terug te vinden doet het wat het moet, en de originelen blijven bewaard.

Het kan bijlagen uit een mailbox oppakken en als document toevoegen, bijvoorbeeld facturen die binnenkomen op een vast adres. Welke mailbox en welke bijlagen meegaan, bepaal je met regels. We richten dat samen met je in en testen het met een paar berichten. Mail die niet bij het archief hoort, blijft waar hij is.

Alleen de accounts die jij toelaat, en je kunt per gebruiker of groep bepalen wat zichtbaar is. De server staat bij ons in Nederland en is van niemand anders. Wij beheren de machine, maar kijken niet in je documenten. Alleen als je ons daarom vraagt, bijvoorbeeld bij het herstellen van een back-up, werken we met die gegevens.

Je neemt ze mee, als bestanden. De originelen en de doorzoekbare versies kunnen worden geëxporteerd, samen met de tags en afzenders in een leesbaar formaat. Daarmee kun je Paperless-ngx zelf blijven draaien of de documenten in een ander systeem zetten. Er is geen formaat dat alleen bij ons werkt.