Werkplek
Gedeelde mailbox of distributielijst: wat is het verschil?
Kort antwoord
Een gedeelde mailbox is één postvak waar meerdere mensen in werken: iedereen ziet dezelfde mail en wat de een beantwoordt, ziet de ander. Een distributielijst is alleen een adres dat de mail doorstuurt naar ieders eigen postvak, zonder gezamenlijk overzicht. Voor info@ en facturen@ kies je bijna altijd een gedeelde mailbox. Een distributielijst past bij berichten die iedereen moet lezen en niemand hoeft af te handelen.
Wat is een gedeelde mailbox?
Een postvak dat van niemand persoonlijk is. Het heeft een eigen adres, zoals info@ of facturen@, een eigen inbox en een eigen map met verzonden berichten. Collega’s die rechten hebben, zien het in Outlook onder hun eigen postvak verschijnen.
Het belangrijkste kenmerk: er is één waarheid. Een mail die is gelezen, is voor iedereen gelezen. Een antwoord dat is verstuurd, staat er voor iedereen. Gaat iemand op vakantie, dan ligt er niets in een persoonlijke inbox te wachten.
Wat is een distributielijst?
Een adres zonder postvak. Mail naar dat adres wordt gekopieerd naar iedereen op de lijst en komt in ieders eigen inbox terecht. Daar houdt het op.
Dat werkt goed voor berichten die alleen gelezen hoeven te worden: een mededeling aan alle medewerkers, een nieuwsbrief van een leverancier. Het werkt slecht voor mail waar iemand iets mee moet. Vijf mensen krijgen dezelfde vraag van een klant. Twee antwoorden, of geen van vijf, omdat ieder denkt dat een ander het doet.
Hoe verhouden de drie zich?
| Gedeelde mailbox | Distributielijst | Microsoft 365-groep | |
|---|---|---|---|
| Waar komt de mail | In één gezamenlijk postvak | In ieders eigen postvak | In een groepspostvak, eventueel ook bij iedereen |
| Antwoorden vanaf het gedeelde adres | Ja | Alleen met extra rechten | Ja |
| Zien wat een collega antwoordde | Ja | Nee | Ja |
| Bestanden en Teams erbij | Nee | Nee | Ja |
| Licentie | Niet nodig tot 50 GB | Niet nodig | Niet nodig, leden wel |
Welke kies je voor welk adres?
- info@, sales@, facturen@, sollicitaties@: een gedeelde mailbox. Er moet iets met de mail gebeuren en je wilt zien dat het is gebeurd.
- iedereen@ of kantoor@: een distributielijst. Het is een bericht, geen taak.
- Een projectteam of afdeling die ook documenten deelt: een Microsoft 365-groep, meestal via een team in Teams.
- Het adres van een vertrokken collega: omzetten naar een gedeelde mailbox, zodat de correspondentie leesbaar blijft zonder dat je een licentie betaalt. Meer daarover in medewerker uit dienst.
Wat gaat er in de praktijk mis?
Drie dingen komen we steeds tegen.
Info@ is een gewoon account met een gedeeld wachtwoord. Iedereen logt in met dezelfde gegevens. Tweestapsverificatie staat uit, want die werkt niet met vijf mensen. Dit is precies het soort account waar aanvallers naar zoeken. Omzetten naar een gedeelde mailbox lost het op en bespaart een licentie.
Info@ is een distributielijst. Niemand weet of een klant antwoord heeft gehad. Het komt uit als de klant voor de derde keer mailt.
De gedeelde mailbox heeft geen eigenaar. Iedereen kan erin, dus niemand voelt zich verantwoordelijk. Dat is geen technisch probleem. Spreek af wie de inbox elke dag leegmaakt en wie het overneemt bij afwezigheid.
Kun je van een distributielijst een gedeelde mailbox maken?
Niet met één klik, maar het is klein werk. Je maakt de gedeelde mailbox aan, geeft de juiste mensen rechten en zet het adres over. Mail die al in persoonlijke inboxen staat, verhuist niet mee. Dat is zelden een bezwaar: vanaf de overstap staat alles op één plek.
Bij Microsoft 365-beheer lopen we dit soort adressen in het begin na. Het is vaak de eerste aanpassing waar een kantoor iets van merkt.