Werkplek
Overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365: zo gaat het
Kort antwoord
Een overstap van Google Workspace naar Microsoft 365 gaat in een vaste volgorde: domein en gebruikers klaarzetten in Microsoft 365, mail, agenda en contacten overzetten met de migratie in Exchange Online, Google Drive verhuizen naar OneDrive en SharePoint, en als laatste de MX-records omzetten. Google Docs, Sheets en Slides worden daarbij Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Gedeelde agenda's en vakantie-instellingen gaan niet vanzelf mee.
In welke volgorde gaat een overstap?
De volgorde is het halve werk. Zo doen wij het:
- Microsoft 365 klaarzetten. Het domein toevoegen en verifiëren, gebruikers en licenties aanmaken.
- Routering regelen. Tijdelijke subdomeinen voor de mailstroom, zodat Google en Microsoft tijdens de overgang allebei mail kunnen afleveren.
- Mail, agenda en contacten overzetten. Met de Google Workspace-migratie in Exchange Online, in groepen gebruikers.
- Google Drive verhuizen. Met Migration Manager naar OneDrive en SharePoint.
- De MX-records omzetten. Pas als de kopie bijna compleet is. Vanaf dat moment komt nieuwe mail binnen bij Microsoft 365.
- Laptops en telefoons. Outlook, OneDrive en Teams inrichten, liefst met Intune en Autopilot.
- Opruimen. Google Workspace pas opzeggen als iedereen werkt en is gecontroleerd dat alles er staat.
Wat gaat er goed mee met de mail?
De migratie in Exchange Online zet mail, regels, agenda en contacten over. Regels komen uitgeschakeld binnen; die zet je pas aan als je ze in Outlook hebt nagekeken.
Wat niet meegaat:
| Onderdeel | Wat er niet meekomt |
|---|---|
| Vakantie-instellingen en automatische antwoorden | |
| Agenda | Gedeelde agenda’s en kleuren van afspraken |
| Vergaderruimtes | Boekingen van ruimtes |
| Contacten | Labels, URL’s en meer dan drie e-mailadressen per contact |
Een praktisch punt: zet bewaar- en archiefbeleid uit tijdens de migratie. Anders lijken berichten te ontbreken die alleen zijn gearchiveerd, en dat maakt controleren lastig.
Hoe verhuist Google Drive?
Met Migration Manager, het hulpmiddel van Microsoft voor deze stap. Je koppelt het aan Google Workspace, scant de Drives, en kiest per Drive een bestemming in OneDrive of SharePoint.
Google Docs, Sheets en Slides worden daarbij Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. De originelen in Google blijven staan. Tekeningen worden afbeeldingen. Google Sites en Google Maps gaan niet mee, en snelkoppelingen worden overgeslagen.
Rechten kunnen mee, maar alleen als je gebruikers en groepen koppelt en de migratie van rechten bewust aanzet. Dat is precies waar een overstap zonder plan rommelig wordt: bestanden staan er, maar niemand kan erbij, of juist iedereen.
Wanneer gaan de MX-records om?
Als laatste. De MX-records bepalen waar mail voor je domein wordt afgeleverd. Zolang ze naar Google wijzen, werkt alles zoals het werkte. Als de kopie van de mail bijna compleet is, zetten we ze om naar Microsoft 365. Bij het afronden van de migratie wordt de mail die in de tussentijd nog bij Google binnenkwam alsnog overgezet.
Medewerkers merken daar weinig van. Ze krijgen op de afgesproken dag een nieuwe plek om in te loggen, en hun mail staat er al.
Wat merken medewerkers ervan?
Op de dag van de overstap loggen ze in bij Microsoft 365 in plaats van bij Google. Hun mail, agenda en bestanden staan er al. Wat ze zelf merken:
- De mail-app op hun telefoon moet opnieuw worden ingesteld, of vervangen door Outlook
- Links naar Google-bestanden in oude mails en documenten wijzen nog naar Google, niet naar de nieuwe plek in OneDrive of SharePoint
- Een omgezet Google-document opent in Word of Excel, en ziet er soms net anders uit
- Vergaderingen die in Google Meet waren gepland, krijgen een Teams-link als ze opnieuw worden uitgenodigd
Leg dat vooraf kort uit, per afdeling of groep, dan wordt niemand op de dag zelf verrast.
Is Microsoft 365 de enige uitweg?
Nee. Veel organisaties verlaten Google omdat ze willen weten waar hun data staat. Dan is Microsoft 365 niet per se het antwoord: Microsoft bewaart Europese data in de EU, maar blijft een Amerikaans bedrijf.
Een alternatief is JevanaHub, onze beheerde versie van Nextcloud Hub op hardware in Nederland. De afweging staat in Nextcloud of Microsoft 365.
Hoe pakken wij het aan?
We plannen de overstap, doen een proef met een paar gebruikers, en verhuizen daarna de rest. Meer over werkplek en samenwerking en over overstappen.